Registro Estatal de Nuevos Empleados
Responsabilidades del Patrono – Registro Estatal de Nuevos Empleados
Responsabilidades del Patrono – Registro Estatal de Nuevos Empleados
El registro estatal de nuevos empleados o nuevas empleadas ayuda a localizar a las personas no custodias con obligación de proveer alimentos
El registro estatal de nuevos empleados o de nuevas empleadas (RENE) es una base de datos que contiene información actualizada sobre los empleados y las empleadas de todas las empresas públicas o privadas.
Para cumplir con el RENE un patrono tiene la obligación de reportar a toda persona que emplea por primera vez o aquella persona que ha estado separada del empleo por un periodo igual o mayor a sesenta (60) días consecutivos y al que decide reemplear.
¿Por qué tengo que divulgar la información sobre las nuevas personas que empleo o reempleo?
Porque las leyes así lo obligan. La Ley de Responsabilidad Personal y Oportunidad de Empleos del 22 de agosto de 1996 (PROWRA por sus siglas en inglés) establece que los patronos en todas las jurisdicciones de los Estados Unidos tienen que contar con un programa que provea información sobre las nuevas personas que empleen o reempleen.
En Puerto Rico, la Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores, Ley Núm. 5 de 30 de diciembre de 1986, según enmendada, establece la obligación de los patronos de Puerto Rico de proveer la información de toda persona empleada o reempleada.
¿Para qué se utiliza la información que divulgo sobre las personas que emplee o reemplee?
La información actualizada que usted someta sobre sus empleados o empleadas facilita la efectividad del programa de sustento de menores. Con esta información se logra la localización de personas no custodias y personas custodias, se establecen o modifican órdenes de alimentos, y se logra el cumplimiento de las órdenes establecidas.
Además, la información permite al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH) detectar y prevenir los pagos erróneos de beneficios.
¿A qué agencia debo someter la información?
La ASUME es la agencia designada para recibir la misma. Sin embargo, es una responsabilidad que comparte con el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. Para facilitar a los patronos someter la información en un solo lugar debe hacerla llegar al DTRH al PO Box 190797, San Juan PR 00919-0797, teléfono 787-945-7471 o través de correo electrónico a PATRONOSNH@trabajo.pr.gov
¿La información de cuales empleados o empleadas debo divulgar?
Usted tiene que someter la información de toda persona que emplea por primera vez o aquella persona que ha estado separada del empleo por un periodo igual o mayor a sesenta (60) días consecutivos y al que decide reemplear. Ello incluye las personas empleadas o reempleadas a tiempo completo, a tiempo parcial, de forma temporera y estudiantes.
¿Debo someter la información de un empleado o de una empleada que renunció antes de enviar el próximo reporte?
Sí, aunque la relación obrero-patronal haya terminado y el salario haya sido pagado, hay que someter el informe correspondiente. Esto no aplica en los casos en que el empleado o la empleada no haya devengado salario.
¿Cómo funciona el registro estatal de nuevos empleados o nuevas empleadas?
La información sobre las personas empleadas se envía al registro de nuevos empleados de la Oficina de Sustento de Menores federal. Todas las oficinas dedicadas al sustento de menores en las jurisdicciones de los Estados Unidos cotejan la información de las nuevas personas empleadas contra los archivos de sustento de menores existentes.
También el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos tiene acceso a esta información para detectar y prevenir los pagos erróneos de beneficios.
¿Qué información debo incluir sobre los nuevas personas que emplee o reemplee?
Usted debe incluir la información siguiente: el nombre, la dirección y el número de seguro social de cada nueva persona que emplee o reemplee. Además, debe incluir el nombre, la dirección y el número de identificación federal que usted tiene como patrono. En aquellos casos en que la ley local o federal no requiera un número de identificación federal patronal, tiene que incluir el número de identificación patronal del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Finalmente, deberá incluir la información sobre la fecha desde la cual la persona que emplee o reemplee tendrá derecho a recibir paga o compensación por los servicios que esta le preste.
¿Cuánto tiempo tengo para someter el informe?
Usted tiene que someter el informe dentro de los primeros 20 días a partir de la fecha en la que empleó o reempleó a la persona.
Si usted somete la información de forma electrónica o magnética, debe hacerlo dos veces al mes, con un lapso no menor de doce días, ni mayor de dieciséis días entre transmisión.
¿Qué sucede si no he empleado o reempleado a nadie?
En ese caso no es necesario enviar el formulario o la información.
¿Qué debo hacer si tengo empleados en más de un estado?
Si usted emplea personas en más de un estado y rinde informes electrónicos, puede seleccionar entre dichos estados aquel al cual rendirá todos sus informes de nuevos empleados. Deberá notificar a la Oficina para el Sustento de Menores federal el nombre del estado al cual someterá sus informes.
¿Existe un formulario para someter la información? ¿Cómo puedo someterlo?
Usted debe someter la información a través del formulario W-4, o su equivalente, a opción del patrono. En Puerto Rico, la ASUME utiliza el formulario ASM-5. Puede someter los informes de las formas siguientes:
1. Correo a la dirección: PO Box 190797, San Juan PR 00919-0797
2. Correo electrónico: PATRONOSNH@trabajo.pr.gov
3. Electrónicamente: Portal del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos - https://patronos.trabajo.pr.gov
¿Qué sucede si la persona que emplee o reemplee tiene la obligación de pagar una pensión alimentaria y ni la ASUME ni cualquier tribunal me ha ordenado retener ingresos a dicha persona?
En ese caso, la ASUME emitirá una Orden de Retención de Ingresos la cual le notificará a usted para que proceda a retener el dinero de la pensión y de cualquier deuda por concepto de pensión, si alguna, de conformidad con la orden emitida.
¿Qué debo hacer si nunca he enviado un informe sobre las nuevas personas empleadas o reempleadas?
Deberá enviar el informe a la brevedad posible e incluir en el mismo a todas las personas que usted emplea. Luego deberá continuar informando cada vez que emplee o reemplee a una persona.
¿Debo someter el informe de las nuevas personas que emplee aun cuando ninguna de ellas tenga una orden de pensión alimentaria?
Sí. Usted tiene que ofrecer información sobre las nuevas personas que emplee o reemplee. La ASUME parea esta información con aquella de las personas no custodias que deben pagar pensión alimentaria o la de las personas que reciben ayuda económica para evitar fraudes con programas públicos de beneficencia.
¿Podría mi empresa enfrentar consecuencias legales o ser multada por no cumplir con las disposiciones de ley sobre retención de ingresos o el registro de nuevos empleados?
Sí. La Ley Orgánica de la ASUME permite que se dicte sentencia en contra de su empresa cuando usted como patrono incumpla una orden de retención de ingresos al no retener del ingreso de la persona que usted emplea o al retener pero no enviar el dinero a la ASUME. La sentencia que se dicte la pagará usted con los bienes que tiene como patrono o empresa y será por el total de la cantidad que usted dejó de retener y remitir, más por una cantidad por multas, gastos e intereses.
Por otro lado, la ley permite que se imponga una multa de $500.00 por cada violación a la Ley Orgánica de la ASUME como por cada violación a las leyes y reglamentos que administra la agencia.
